DMS / ECM System

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Was ist ein DMS bzw. ECM System?

Mit einem DMS / ECM System legen Unternehmen Dokumente (wie Rechnungen, Lieferscheine, Verträge) zentral digital ab. Mittels einfacher Suche können Dokumente schnell gefunden und weiterverarbeitet werden.

DMS Software

Die Abkürzung DMS steht für „Dokumenten-Management-System“. Oftmals findet man Dokumenten-Management-Systeme auch noch unter dem Begriff „digitales Archiv“.

Ein DMS organisiert die Dokumente in Ihrem Unternehmen digital. Sie können mit einem DMS Dokumente wie E-Mails, Rechnungen oder Verträge elektronisch erfassen, bearbeiten, verwalten und archivieren.

ECM System

ECM ist die Abkürzung für „Enterprise-Content-Management“.

In der Regel versteht man im deutschsprachigen Raum unter ECM und DMS die selbe Software.

Für welche Unternehmen eignet sich eine DMS / ECM Software?

Ein DMS / ECM eignet sich für alle Unternehmen, die mit einer hohen Anzahl an Dokumenten arbeiten. Früher oder später müssen sich diese Unternehmen mit der Verwaltung und Organisation der Dokumente befassen.

Ein DMS / ECM ist in diesen Fällen eine ideale Lösung, damit alle Dokumente Ihres Unternehmens zentral digital abgelegt werden und die Mitarbeiter gleichzeitig effizienter mit den Dokumenten arbeiten können.

Wichtig ist, dass das System zu Ihrem Unternehmen passt. Für jede Branche gibt es daher auch unterschiedliche Lösungen. Typische Branchen in denen DMS / ECM Systeme Anwendung finden sind:

dms ecm Software
dokumente revisionssicher archivieren
Baubranche

Für die zentrale Verwaltung einzelner Projekt-Dokumente

dokumente revisionssicher archivieren
Produktion

Für z.B. Bilddokumentationen, Fertigungsunterlagen, CAD-Dateien und CAM-Dateien

dokumente revisionssicher archivieren
Finanzdienstleister

Für z.B Rechnungen, Verträge und die Dokumentation von Investitionen

dokumente revisionssicher archivieren
Groß- und Einzelhandel

Für z.B Rechnungen, Bestellungen und Lieferungen

dokumente revisionssicher archivieren
Gesundheitswesen

Für eine DSGVO-konforme Verwaltung von Patientenakten

dokumente revisionssicher archivieren
Gastronomie
Für z.B. Aufträge, Rechnungen, Bewirtungsbelege und Lieferscheine
funktion anwendung dms ecm

Funktionen eines DMS / ECM System

Mit einem DMS / ECM können unterschiedliche Probleme gelöst werden. Viele Anbieter versuchen daher mit möglichst vielen Funktionen alle Anforderungen an die Software zu erfüllen.

 

Die 3 Hauptfunktionen

In der Regel haben DMS / ECM Systeme 3 Hauptanwendungen:

dokumente revisionssicher archivieren
Revisionssicheres Archivieren

Mit einem DMS / ECM können Sie die Dokumente digital und revisionssicher archivieren. Für die revisionssichere Archivierung ist es maßgeblich, dass das Originaldokument unverändert bleibt. Für jede Änderung am Dokument wird eine neue Version des Dokuments erstellt.

dokumente revisionssicher archivieren
Digitales Archiv

Ein DMS / ECM ermöglicht es, die digital abgespeicherten Dokumente ganz einfach zu finden & abzuzeichnen. Die Informationen zu den Dokumenten sind überall und rund um die Uhr verfügbar und nachvollziehbar.

digitales archiv
Zentrale Ablage

Durch die zentrale und einheitliche Ablage der Dokumente ermöglicht Ihnen ein DMS / ECM System auch ein professionelleres Dokumentenmanagement als mit Papierdokumenten.

Weitere Funktionen eines DMS / ECM

Zugriffsrechte

In den wenigsten Unternehmen dürfen alle Mitarbeiter alle Dokumente einsehen. Um die Geheimhaltung zu bewahren, können Sie in Ihrem DMS / ECM den Dokumenten bzw. Mitarbeitern bestimmte Zugriffsrechte zuweisen (z.B. Buchhaltung sieht nur die Rechnungen)

Versionierung

Die Versionierung von Dokumenten ermöglicht es Mitarbeitern, an denselben Dokumenten zu arbeiten, ohne dass eine alte Version verloren geht. Zudem können dadurch Änderungen genau nachvollzogen und rückgängig gemacht werden.

Mobile Nutzung

Die Dokumente werden oftmals auch außerhalb vom Büro benötigt wie beispielsweise ein Plan auf einer Baustelle. Daher ist es wichtig, dass das DMS / ECM System auch von mobilen Geräten aus erreichbar ist. Dies kann mit einem Terminal-Server, einer App oder einer Web-Variante gelöst werden.

Workflows erstellen

Workflows ermöglichen es, Dokumente automatisiert durch unterschiedliche Bearbeitungsschritte in Ihrem Unternehmen zu steuern. Workflows werden vor allem für Eingangsrechnungen, Eingangspost, Verträge, Aufträge und Mahnungen erstellt.

Prozesse automatisieren

Neben dem DMS / ECM werden in den meisten Unternehmen auch viele andere Programme genutzt. Damit die Mitarbeiter möglichst effizient mit dem DMS / ECM System arbeiten können, ist wichtig, dass das System auch in unternehmensrelevante Programme eingebunden werden kann. Dadurch werden Dokumente automatisch in die DMS Software eingespielt.

Expertentipp:

Ein zu umfangreiches System kann Mitarbeiter schnell überfordern.

Daher sollten Sie zuerst definieren, welche Probleme mit dem DMS / ECM gelöst werden sollen bzw. welche Funktionen Ihr System benötigt.

Vorteile – DMS / ECM

Die Nutzung eines DMS / ECM Systems bringt Ihrem Unternehmen viele Vorteile wie:

  • Schneller Zugriff
    Dank intelligenter Suchsysteme können mit Metadaten- und Volltextsuche Dokumente schnell gefunden werden.
  • Fehler verringern
    Mit einem DMS / ECM können viele Fehler vermieden oder einfach rückgängig gemacht werden. Beispielsweise wenn durch eine Fehlabsprache die Mitarbeiter an unterschiedlichen Dokumentversionen arbeiten.
  • Mehr Sicherheit
    In einer DMS / ECM Software gehen Dokumente nicht so einfach verloren. Dokumente und Versionen können wiederhergestellt werden.
  • Weniger Platzbedarf
    Ein DMS / ECM schafft nicht nur Platz im Büro durch den Wegfall von Papierdokumenten und Ordnern, sondern entlastet durch die Anbindung an z.B. Ihr E-Mail-System auch den internen Datenverkehr.
  • Revisionssicher
    Da die Original-Dokumente im Dokumentenmanagementsystem nicht verändern lassen (nur neue Versionen erstellen), reicht es aus, Dokumente nur noch digital abzulegen. Dadurch sind keine Papierdokumente mehr im Unternehmen nötig.
dms ecm kosten

Installationsort des DMS / ECM

DMS / ECM Systeme werden von den meisten Anbietern als Cloud Software und OnPremise Software angeboten.

Cloud Software

Bei einer Cloud Software werden die Anwendung und die Daten auf externen Servern gespeichert und bereitgestellt – Also auf einer Cloud. Der Zugriff auf die Software erfolgt über einen browserbasierten Client.

OnPremise Software

Eine OnPremise Software wird in Ihre IT-Infrastruktur installiert. Über einen FAT-Client können Sie auf die Software zugreifen.